Управление труда и занятости
Липецкой области

Электронные трудовые книжки

Информация о формировании сведений работающих граждан в электронном виде

С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.
Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия работника.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких работников все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.
Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
а) временной нетрудоспособности;
б) отпуска;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.
В свою очередь, для всех работодателей с 1 января 2020 года вводится обязанность ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.
При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда.

Информация для работодателей Липецкой области о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде

С 1 января 2020 года все работодатели без исключений должны вести трудовые книжки в электронном виде.
Обращаем внимание, что электронные трудовые книжки (далее – ЭТК) введены Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ. Их применение с 1 января является обязательным для всех работодателей.
Разъясняем, как выполнить переход на электронные трудовые книжки:
1. Уведомите работников. О любых изменениях в алгоритме работы необходимо уведомить работников до 1 июля 2020 года. В данном случае придется под роспись уведомить каждого работника, что с 2020 году начинается переход на ЭТК. Форму уведомления подготовьте в произвольном виде, но лучше использовать согласованный с ПФР образец.
2. Обновите локальные нормативные акты. Следует проанализировать локальные акты компании. При необходимости придется внести изменения в действующие документы. Какие локальные акты проверить: положение об оплате труда; трудовые договора; коллективный договор; правила внутреннего трудового распорядка; регламент работы кадровой службы организации; иные локальные нормативы. Внесите изменения в 2020 году. Не забудьте ознакомить подчиненных с новыми редакциями нормативных документов.
3. Соберите заявления с работников. Подчиненные вправе сохранить ведение трудовой книжки в бумажном виде, причем на неограниченный срок. Работникам необходимо выразить позицию письменно. Специального бланка заявления не предусмотрено. Собрать заявления нужно до конца 2020 года.
Принятым впервые в 2021 году — бумажные формуляры заполнять не нужно. Для них предусмотрены ЭТК.
4. Ежемесячно отчитывайтесь в ПФР по форме СЗВ-ТД. С 01.01.2020 года работодатели обязаны сдавать в Пенсионный фонд новую форму отчетности. Отчитываться нужно до 15 числа месяца, следующего за отчетным — на протяжении всего 2020 года. С 2021 года новый отчет будут сдавать по мере кадровых изменений. Срок сдачи — не позднее следующего дня за днем утверждения документа о кадровом изменении. Например, приказа об увольнении или приеме на работу.